Account Payable: Pengertian, Peran, dan Tanggung Jawabnya

4 menit baca

Account payable atau yang sering disebut dengan utang usaha adalah salah satu konsep penting dalam dunia akuntansi bisnis. Untuk memahami lebih dalam tentang definisi, peran, dan tanggung jawabnya, simak ulasan berikut ini.

Pengertian Account Payable

Account payable adalah kewajiban finansial yang dimiliki oleh sebuah perusahaan terhadap pihak lain, yang umumnya adalah para kreditur atau vendor. Ini berarti perusahaan memiliki utang yang harus dilunasi kepada pihak-pihak tersebut dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya. 

Dalam dunia akuntansi, utang ini dianggap sebagai liabilitas, yang merupakan salah satu komponen dalam laporan neraca perusahaan. Penting untuk memahami konsep ini agar tidak sampai melakukan kesalahan di kemudian hari. 

Baca Juga: Break Even Point (BEP): Arti, Manfaat, & Rumus Cara Menghitung

Kenapa Account Payable Bisa Muncul?

Pastinya Anda pernah bertanya, mengapa suatu perusahaan memiliki utang atau account payable? Sebenarnya, terdapat beberapa situasi yang dapat mengakibatkan munculnya account payable.

• Pembelian Barang atau Jasa Secara Kredit

Salah satu alasan utama munculnya account payable adalah ketika perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa secara kredit. Ini berarti perusahaan menerima barang atau jasa terlebih dahulu, dan pembayarannya akan dilakukan pada tanggal jatuh tempo yang telah disepakati dengan pihak vendor.

• Pembelian dengan Uang Muka

Selain pembelian secara kredit, account payable juga dapat muncul jika perusahaan melakukan pembelian dengan uang muka. Dalam kasus ini, perusahaan membayar sebagian dari total pembelian sebagai uang muka, dan sisa pembayaran akan dilakukan setelah barang atau jasa diterima dengan baik.

Baca Juga: Apa itu Studi Kelayakan Bisnis? Pahami Definisi, Tujuan, Aspek, dan Contohnya

Peran Account Payable dalam Bisnis

Manajemen account payable adalah hal yang sangat penting dalam mengelola keuangan bisnis. Peran account payable bukan hanya sekadar mencatat utang dan melakukan pembayaran, melainkan memiliki implikasi yang lebih luas dalam operasional perusahaan. 

• Pengingat Waktu (Reminder)

Salah satu peran utama account payable adalah sebagai pengingat waktu. Account payable staff bertugas untuk memantau tanggal jatuh tempo pembayaran utang perusahaan. 

Elemen ini sangat penting agar perusahaan tidak melewatkan pembayaran yang dapat mengakibatkan penumpukan pembayaran besar-besaran. Dengan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, perusahaan dapat menjaga reputasi baik di antara kreditur dan menjaga arus kas tetap seimbang.

• Menghemat Biaya Pemrosesan Faktur

Perusahaan besar umumnya memiliki banyak transaksi dan faktur yang harus dikelola setiap harinya. Account payable staff berperan dalam mengelola proses ini dengan efisiensi. Mereka menggunakan teknologi modern dan otomatisasi untuk merampingkan pemrosesan faktur. Hal ini dapat menghasilkan penghematan biaya dalam jangka panjang, karena biaya pemrosesan manual dapat cukup tinggi.

• Memudahkan Proses Audit

Peran penting account payable juga terlihat dalam proses audit perusahaan. Ketika sebuah perusahaan menghadapi audit internal atau eksternal, data account payable dapat menjadi titik referensi yang penting. 

Dengan menggunakan perangkat lunak otomatisasi account payable, semua dokumen dan transaksi dapat dengan mudah diakses dan diverifikasi, meningkatkan akurasi dan memudahkan dalam mendeteksi kesalahan atau potensi masalah keuangan.

• Pemantauan Utang dan Manajemen Kas

Seorang karyawan yang ditugasi mengurus account payable memainkan peran penting dalam pemantauan utang perusahaan. Dengan pemantauan yang cermat, perusahaan dapat menghindari penumpukan utang yang dapat mengganggu arus kas. Mereka juga berkoordinasi dengan departemen lain dalam perusahaan untuk memastikan bahwa dana tersedia untuk membayar utang pada waktunya.

• Meningkatkan Hubungan dengan Vendor

Hubungan yang baik dengan vendor sangat penting dalam bisnis. Account payable staff berkomunikasi dengan vendor dan menjawab pertanyaan-pertanyaan mereka terkait pembayaran dan transaksi. 

Dengan berkomunikasi secara efektif, perusahaan dapat menjaga hubungan baik dengan vendor, yang dapat menghasilkan manfaat jangka panjang seperti diskon atau persyaratan pembayaran yang lebih menguntungkan.

Baca Juga: Business Plan: Pengertian, Jenis, & Manfaatnya

Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Staff

Selain memahami peran dan pentingnya account payable dalam bisnis, penting juga untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh account payable staff. Mereka memiliki peran yang krusial dalam menjaga kelancaran operasi keuangan perusahaan.

• Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain

Dalam bisnis, transaksi pembelian melibatkan banyak pihak, mulai dari divisi penjualan, bagian procurement, produksi, hingga gudang. Account payable staff harus mampu berkoordinasi dengan semua pihak ini. Koordinasi ini penting untuk memastikan bahwa pembelian berjalan sesuai rencana, termasuk kuantitas, jenis produk, dan merek produk. 

Tidak hanya itu, seorang account payable staff harus memahami seluruh siklus rantai pasokan agar dapat memastikan bahwa barang yang dibeli tiba dengan selamat di gudang. Dengan demikian, proses supply chain bisa berjalan dengan lancar.

• Berkoordinasi dengan Staf Internal

Selain berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti vendor, account payable staff juga berinteraksi dengan staf internal dari berbagai divisi di perusahaan. Misalnya, mereka harus berkoordinasi dengan divisi penjualan dan pemasaran untuk memastikan bahwa jumlah barang yang keluar sesuai dengan yang tercatat dalam dokumen. Semua ini perlu dicatat dengan baik karena akan menjadi bagian dari catatan keuangan perusahaan.

• Mengecek Pembelian

Account payable staff melakukan pengecekan menyeluruh terhadap seluruh transaksi pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan. Mereka memeriksa jenis barang atau jasa yang dibeli, kuantitasnya, harga, dan detail lainnya. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa transaksi telah dilakukan sesuai prosedur dan untuk menghindari kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

• Melakukan Pembayaran

Satu-satunya tugas utama account payable staff adalah melakukan pembayaran atas pembelian yang telah dilakukan perusahaan. Mereka mengumpulkan semua faktur yang telah disetujui, mengatur faktur tersebut, dan memastikan pembayaran sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan. Ada beberapa jenis pembayaran yang dapat dilakukan:

• Cash After Delivery (CAD): Pembayaran dilakukan setelah semua barang atau jasa telah dikirim oleh vendor.
• Cash Before Delivery (CBD): Seluruh pembayaran harus dilakukan sebelum vendor mengirim barang atau jasa.
• Pembayaran Dua Tahap: Pembayaran ini terdiri dari pembayaran tanda jadi atau down payment (DP), dan pelunasan setelah barang atau jasa diterima dengan baik.

Sebelum melakukan pembayaran, account payable staff harus memastikan bahwa faktur-faktur telah disetujui oleh manajer atau atasan yang berwenang, dan dana yang diperlukan untuk pembayaran tersebut tersedia di rekening perusahaan.

• Membuat Laporan dan Neraca Pembelian

Sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, account payable staff juga bertugas mencatat dan membuat laporan transaksi pembelian. Laporan ini nantinya akan digunakan untuk pertanggungjawaban kepada manajemen perusahaan. 

Laporan-laporan ini biasanya dibuat dalam periode tertentu, seperti bulanan atau mingguan, dan harus mencakup semua transaksi pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan selama periode tersebut.

Baca Juga: Apa itu Investasi Leher ke Atas? Simak Penjelasan Lengkapnya!

Dalam bisnis, account payable adalah salah satu aspek penting yang harus dikelola dengan baik. Bahkan dalam bisnis modern, manajemen account payable yang efisien adalah kunci untuk menjaga arus kas yang seimbang dan hubungan yang baik dengan vendor. Itu sebabnya, dibutuhkan seorang account payable staff untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan.