General Affairs: Pengertian, Tugas, & Perannya dalam Bisnis

4 menit baca

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya bergantung pada strategi pemasaran dan penjualan yang baik. Salah satu faktor kunci yang sering diabaikan namun memiliki dampak besar pada kelancaran operasional suatu perusahaan adalah fungsi general affairs. Dalam artikel ini, kita akan membahas peran penting general affairs dalam konteks bisnis.

Apa itu General Affairs?

General affairs adalah departemen dalam suatu perusahaan yang bertanggung jawab atas manajemen administratif dan operasional. Fungsi utama general affairs melibatkan sejumlah aspek kritis dalam menjaga kelancaran kegiatan bisnis. 

Dari pemeliharaan fasilitas kantor hingga manajemen keamanan,  general affairs memegang peranan vital dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan aman bagi semua pihak terkait.

Sebagai bagian dari tata kelola perusahaan,  general affairs bertugas mengelola berbagai aspek administratif dan operasional. Ini termasuk pengelolaan fasilitas kantor, keamanan, perizinan, dan koordinasi kegiatan internal. Meskipun seringkali dianggap sebagai departemen yang kurang menonjol, perannya bersifat integral dalam mendukung fungsi keseluruhan organisasi.

Penting untuk dipahami bahwa  general affairs bukan hanya terkait dengan administrasi, tapi juga melibatkan pemeliharaan fasilitas fisik, manajemen keamanan, hingga pengelolaan perizinan dan kepatuhan hukum. Hasilnya,  general affairs berperan dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien, aman, dan nyaman sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Baca Juga: Daftar Komoditas Impor Indonesia dan Negara Asalnya

Tugas & Tanggung Jawab General Affairs

Tugas general affairs dalam bisnis melibatkan berbagai tanggung jawab yang mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa peran utama dari general affairs dalam bisnis.

• Manajemen Fasilitas

General affairs bertugas mengelola dan merawat fasilitas fisik perusahaan, termasuk gedung kantor dan ruang rapat, dengan merencanakan jadwal perawatan dan memastikan keamanan serta kenyamanan lingkungan kerja.

• Manajemen Keamanan

Tugas ini melibatkan menjaga keamanan fisik dan karyawan di tempat kerja, serta mengelola sistem keamanan seperti CCTV dan kontrol akses untuk memastikan keamanan perusahaan.

• Manajemen Logistik

General affairs menangani pengadaan dan distribusi kebutuhan operasional perusahaan, termasuk peralatan kantor dan inventaris, dengan menyusun prosedur logistik yang efisien.

• Manajemen Perjalanan dan Akomodasi

Bertanggung jawab atas perjalanan bisnis dan akomodasi karyawan, general affairs memastikan segala kebutuhan perjalanan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

• Manajemen Layanan Umum

Memberikan layanan umum seperti kantin dan kebersihan, general affairs mengkoordinasikan layanan tersebut untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan menjaga kenyamanan di tempat kerja.

• Manajemen Administrasi

General affairs menangani tugas administrasi umum seperti pengelolaan dokumen, surat menyurat, dan pengarsipan, untuk mendukung kegiatan sehari-hari kantor.

• Kepatuhan Peraturan

Memastikan perusahaan mematuhi regulasi dan kebijakan terkait ketenagakerjaan, keselamatan, dan lingkungan, sehingga menjaga kredibilitas perusahaan.

• Manajemen Acara dan Kegiatan Karyawan

Bertanggung jawab mengorganisir acara perusahaan dan kegiatan karyawan untuk membangun semangat tim dan memperkuat budaya perusahaan.

• Hubungan Eksternal

General affairs menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal seperti pemerintah, mitra bisnis, dan komunitas sekitar, sebagai upaya membangun citra positif perusahaan.

• Pengelolaan Anggaran

Merencanakan dan mengelola anggaran untuk fungsi general affairs, termasuk pengeluaran fasilitas dan layanan umum, agar keuangan perusahaan tetap terkendali. Dengan menjalankan tugas-tugas ini, general affairs berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

Baca Juga: Melihat Potensi Industri F&B di Indonesia, Makin Kuat!

Masalah yang Dihadapi oleh Departemen General Affairs

GAseringkali menghadapi sejumlah tantangan yang memerlukan solusi kreatif dan manajemen efektif. Beberapa masalah umum yang dihadapi oleh GA meliputi:

• Pengelolaan Anggaran

Terbatasnya anggaran sering menjadi kendala dalam menjalankan fungsi GA secara optimal, memaksa mereka untuk mencari cara efisien untuk memenuhi kebutuhan operasional.

• Kepatuhan Regulasi

Mengikuti perubahan regulasi ketenagakerjaan, keselamatan, dan lingkungan merupakan tantangan berkelanjutan yang membutuhkan pemahaman mendalam dan adaptasi cepat.

• Manajemen Keamanan

Memastikan keamanan fisik dan keamanan karyawan di tempat kerja dapat menjadi tantangan, terutama dalam menghadapi risiko keamanan yang terus berkembang.

• Teknologi dan Inovasi

Integrasi teknologi baru dan inovasi dalam proses GA dapat memerlukan investasi besar dan upaya pengenalan perubahan di antara karyawan.

• Keterlibatan Karyawan

Menjaga keterlibatan karyawan dan memenuhi kebutuhan mereka terkait fasilitas dan layanan umum menjadi penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif.

• Perencanaan Acara dan Kegiatan Karyawan

Mengorganisir acara perusahaan dan kegiatan karyawan yang efektif dapat menjadi tantangan, terutama untuk mencapai tujuan memperkuat budaya perusahaan.

Baca Juga: Material Requirement Planning (MRP): Pengertian & Cara Kerjanya

Jenjang Karier di Bidang General Affairs

Bidang general affairs (GA) menawarkan beragam peluang karier dengan berbagai tingkatan tanggung jawab. Berikut adalah jenjang karier umum di dalamnya.

• Asisten General Affairs

Sebagai awal karier, seseorang dapat memulai sebagai Asisten GA. Tugas utamanya melibatkan dukungan administratif, penanganan logistik, dan koordinasi kegiatan umum kantor.

Gaji awal untuk Asisten GA dapat berkisar antara Rp4 juta hingga Rp8 juta per bulan, tergantung pada lokasi dan ukuran perusahaan.

• Staff General Affairs

Setelah memahami dasar-dasar pekerjaan, seorang Staff GA dapat lebih terlibat dalam manajemen fasilitas, administrasi, dan logistik. Mereka berkontribusi pada pengelolaan harian operasional perusahaan.

Staff GA dengan pengalaman beberapa tahun dapat menghasilkan antara Rp6 juta hingga Rp12 juta per bulan, bergantung pada faktor-faktor seperti lokasi dan industri.

• Supervisor General Affairs

Supervisor GA memiliki peran lebih strategis. Mereka mengawasi staf di bawahnya, mengelola proyek-proyek spesifik, dan terlibat dalam pengambilan keputusan terkait kebijakan dan prosedur GA.

Gaji Supervisor GA bisa berkisar antara Rp8 juta hingga Rp15 juta per bulan, tergantung pada pengalaman, tanggung jawab, dan kompleksitas tugas.

• Manajer General Affairs

Sebagai Manajer GA, seseorang memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam merencanakan dan mengelola fungsi GA secara keseluruhan. Ini melibatkan koordinasi dengan departemen lain dan kontribusi pada kebijakan perusahaan.

Manajer GA yang berpengalaman dapat menghasilkan gaji sekitar Rp12 juta hingga Rp25 juta per bulan, tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan.

• Kepala General Affairs

Pada tingkat ini, seseorang bisa menjadi pemimpin di tingkat eksekutif. Mereka terlibat dalam pengambilan keputusan strategis, perencanaan jangka panjang, dan memastikan GA mendukung tujuan keseluruhan perusahaan.

Gaji untuk posisi kepemimpinan tinggi dalam GA bisa mencapai lebih dari Rp20 juta hingga puluhan juta Rupiah per bulan, bergantung pada industri dan skala perusahaan.

• Direktur Operasional atau Chief Operating Officer (COO)

Beberapa yang mencapai posisi ini dapat beralih ke peran manajemen operasional secara keseluruhan, menggabungkan pengalaman GA dengan pemahaman mendalam tentang fungsi perusahaan secara menyeluruh.

Gaji seorang direktur operasional atau Chief Operating Officer (COO) dapat bervariasi, mulai dari Rp30 juta hingga ratusan juta Rupiah. Jumlah ini dapat lebih tinggi lagi tergantung pada skala dan keberhasilan perusahaan.

Baca Juga: 15 Pekerjaan dengan Gaji Tertinggi di Indonesia, Tertarik?

Dalam menghadapi dinamika bisnis yang cepat, peran general affairs tidak bisa diabaikan. Fungsi ini mencakup aspek-aspek vital dalam kelancaran operasional perusahaan, dari manajemen fasilitas hingga kepatuhan hukum. 

Para pemimpin bisnis perlu menyadari betapa pentingnya general affairs dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan berkelanjutan. Investasi dalam manajemen fasilitas, keamanan, dan administrasi yang baik dapat membantu perusahaan mencapai kesuksesan jangka panjang.